（一）應用背景 山東華陽科技股份有限公司是集科、工、貿為一體的國家大型企業(yè)集團，是國家高新技術企業(yè)和山東省百家重點企業(yè)集團之一，是山東省最大的農藥生產企業(yè)和全國農藥十強企業(yè)。集團于2002年在滬市掛牌上市。華陽集團建成了擁有近200臺微機的局域網，并通過CISCO防火墻、路由器24小時與Internet連接，保證公司全天候與外界保持暢通的信息聯(lián)絡，在硬件建設上已初具規(guī)模。隨著公司的發(fā)展，華陽集團對信息化的要求提出了更高的要求——辦公自動化。應用目標是在廠內建立局域辦公網，實現(xiàn)相關資源共享、網上審批、降低辦公費用開支、減少辦公設備重復購置、統(tǒng)一廠內信息平臺。
（二） 系統(tǒng)選型的理由 經過反復選型比較，并經過實地案例考察，2004年11月，山東華陽科技與北京用友致遠技術有限公司合作，采用用友致遠協(xié)同管理系統(tǒng)——辦公通標準版。主要看重如下幾點： 1.致遠協(xié)同產品具有足夠的通用性，能與華陽集團的實際辦公業(yè)務完美結合，適應華陽集團的發(fā)展變化。 2.產品成熟穩(wěn)定，系統(tǒng)每天都為全國各行業(yè)近千家用戶提供服務。 3.對生產制造業(yè)領域的樣板用戶進行了實地參觀考察。 4.有一支技術過硬，標準化、專業(yè)化的金牌服務團隊做后盾，無后顧之憂。
（三）成功運行保障 華陽集團高層領導對信息化建設高度重視并積極參與，公司總經理李國春親自擔任管理信息化小組組長，集團上下對企業(yè)信息化建設也充滿了熱情和希望，給予了積極的支持和配合。值得強調：在項目基本部署完成之前，信息系統(tǒng)部組織了大規(guī)模的人員培訓，整個培訓分為系統(tǒng)管理員、普通使用人員、高層管理人員三個階段，有力地推進了系統(tǒng)應用。在華陽集團信息部部長柯長華看來，“協(xié)同管理系統(tǒng)其實是個三分技術、七分管理的系統(tǒng)，以前做實施的時候，我們覺得實施完成了，項目的任務就完成了，但現(xiàn)在看來，它應該是一個長期性的任務，還有后續(xù)開展的培訓工作和制度規(guī)范保障工作。這樣，我們的職能也有所轉變。” 華陽集團組成了專門的項目小組，全程配合用友協(xié)同項目組，進行需求調研、應用規(guī)劃、全員培訓，并且順利通過了1個月的試運行期。 （四）系統(tǒng)應用現(xiàn)狀 組織機構設置：目前注冊部門17個一級部門，13個二級分廠及36家子公司，注冊人員共計366人，組織機構模式的設置可完全與實際管理相符，靈活調整部門及人員相關權限的各類變化，從而對人事變化和機構調整做到實呼實應。
系統(tǒng)關鍵應用 1.公文收發(fā)管理 華陽集團內部每日有大量公文流轉，如“華陽便字”文、“華陽辦字”文、“華陽黨字”文等十幾種類型公文，全部實現(xiàn)網上收發(fā)，最終歸入公文檔案庫存檔。以上級來文傳閱為例，一個公文要傳達到各科室、各分廠、各子公司，一次傳閱周期少則幾天，多則十幾天，既影響時效，又浪費人力。系統(tǒng)實施后，傳遞周期縮短為半個工作日，大大提高了工作效率。同時，流轉結束后歸入單位文檔的“公文檔案庫”中保存，方便日后查詢。以往公文管理員將紙質公文統(tǒng)一放到檔案柜中集中保管，雖然一份文件都不會缺少，可當您需要查詢就非常麻煩，現(xiàn)在不同了，系統(tǒng)同時支持按標題、緊急程度、機密程度等各類檢索，快速定位。 2.協(xié)同工作流程 協(xié)同管理系統(tǒng)實施前，華陽集團的內部訂單、物資日報表、生產計劃等各種報表需要工人分別到財務部門、銷售部門、生產管理部門及各個分廠、子公司跑，既費時又費力，還容易出差錯。出了差錯修改后還要各個部門重新跑一個遍，很是繁鎖。協(xié)同管理系統(tǒng)實施后，工人不用抱著各種文件再到各部門跑手續(xù)，或等候領導審批、簽字，都可以在網上實現(xiàn)。上班后領導辦公室門前再也看不到排隊簽字的人群了，工廠走廊里變得安靜了，審批加蓋的單據(jù)全部實時推送到領導們的辦公桌面，敲門打斷領導工作的尷尬局面不再發(fā)生了。
看看華陽集團是如何利用協(xié)同來管理內部訂單的： 現(xiàn)在在華陽集團內部，生產部門生產多少噸的產品，什么時間安排生產，生產過程中如遇產量變更等這些行為發(fā)生時，均是通過“協(xié)同”完成部門間的溝通。實現(xiàn)起來更是簡單，在經營事業(yè)部內只需調出系統(tǒng)創(chuàng)建模板，填寫相關數(shù)據(jù)，然后系統(tǒng)會按照模板中的流程自動流轉到各位審批領導的辦公桌面，對不合理數(shù)據(jù)進行修改，并在簽字處進行簽字蓋章，最終在單位文檔的“訂單管理”文檔夾中存檔，全部過程實現(xiàn)了無紙化辦公。此應用為華陽集團的“第一個協(xié)同應用”，辦公自動化應用的起跑點，在這里華陽人體會到了自已的辦公業(yè)務是這樣用信息化手段來實現(xiàn)的。推廣后立即得到了相關各部門的一致認可，利用這種標準化管理工作流程，杜絕以往紙質審批各環(huán)節(jié)中的不負責、推托扯皮現(xiàn)象，工作效率轉順間提高數(shù)倍，在華陽人口中道出了這樣一句樸實的話“致遠協(xié)同管理系統(tǒng)讓我們從紙山文海中解放出來了”。 3.強大的文檔共享管理 在生產制造行業(yè)里，生產日報表的上報是每天必不可少的一項重要工作。操作流程簡單，生產部門填寫后打印，送生產主管領導審閱，然后即可存檔。這一工作中的瓶頸即是紙張浪費嚴重，同時對于生產統(tǒng)計員每天下班前拿著日報表跑到500米外的領導辦公室提交很是麻煩，下面看看利用協(xié)同管理系統(tǒng)中強大的文檔管理功能是是如何一鍵完成這項工作的。大家看看，華陽集團現(xiàn)在不僅生產日報表在協(xié)同文檔中管理，倉庫庫存日報表、質量月報表等報表也都利用協(xié)同管理系統(tǒng)來實現(xiàn)?，F(xiàn)在華陽的生產統(tǒng)計員每天下班前就做一個動作：上傳前日生產報表，所需時間一分鐘即可完成。 4.公共信息發(fā)布窗口 原來廠里下發(fā)的公告、公示，如廠里的廠務公開、比價采購等原來都是在公告欄中張貼，一遇到刮風、下雨，公告、公示不是被風撕爛就是被雨淋濕，效果很不理想。上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，再也不必擔心刮風下雨了。而且隨時隨地，即使在家中也可以看，極為便捷。以往午休時刻大家蜂擁而上看最消息時的擁擠場面一去不復返了。 5.討論區(qū)討論活躍，職工積極參與 在華陽的協(xié)同管理系統(tǒng)中利用率最高的除了報表這一塊外，就數(shù)討論區(qū)了。討論區(qū)已經成了員工與領導溝通的一個橋梁、平臺。員工可以將自己的心得體會、工作經驗等發(fā)表在討論區(qū)中與大家交流、共享。拓展了公司員工的視野，使華陽員工不出廠區(qū)就知廠外事、國內事、天下事。這對于華陽的發(fā)展無形中起到了廠報等其它輿論工具所起不到的作用。
應用效果分析 如今，上至集團總經理下至普通工作人員，對使用協(xié)同管理系統(tǒng)所帶來的便利都深有體會，此前想要查找一份文件，所需要花費的精力很多，有時甚至翻箱倒柜，而今只要輕輕摁動鼠標、敲敲鍵盤，僅是舉手之勞那么簡單。在沒上協(xié)同管理系統(tǒng)之前，華陽集團每月的材料打印、報表打印數(shù)以萬計，幾乎每月這方面的費用都得上萬。而相關的打印機、掃描儀、軟盤、U盤等各種設備的重復購置費用更是驚人。上了協(xié)同管理系統(tǒng)之后，這方面的費用大大降低，以致于打印室的人員反映現(xiàn)在的工作比以前輕松了不少，更讓人驚奇的是：辦公消耗品費用節(jié)約程度達到了30%-50%！ 華陽集團于1998-2004年分別通過了ISO9002質量體系認證、ISO9001-2000版質量管理體系認證、ISO14001環(huán)境管理體系認證和OHSMS職業(yè)健康安全管理體系認證，到了2005年華陽集團決定將這三大體系三證合一。而這三大體系的認證工作又極為復雜、繁瑣，之間既相對獨立，又相互聯(lián)系。原因在于三大體系的認證分屬不同的部門，在搞認證時部門與部門之間的協(xié)調、認證是個很麻煩的事，各種文件、記錄、表格、手冊每一個都要完備。上了協(xié)同管理系統(tǒng)后，各個體系之間就有了方便的溝通橋梁，相關的文件資料在協(xié)同管理系統(tǒng)上相互傳閱、溝通，極大地方便了三大體系的認證，減輕了員工的工作量，也提高了認證的工作效率，為公司的認證做出了較大貢獻。人均事務處理能力比以前普遍提高10%－30%，跨部門溝通效率提升了30%-50%。 內部管理上，降低了信息的衰減，在過程中建立了有效控制，提升了結果質量，保障了華陽集團戰(zhàn)略的達成，并且在這個過程中建立了一種新型的辦公管理文化和工作模式，大大提高了華陽集團的執(zhí)行力。
（五）結束語 目前協(xié)同管理系統(tǒng)在華陽集團內部上下引起了不錯的反響。協(xié)同管理系統(tǒng)使華陽擺脫了時空限制，在華陽搭建了一間虛擬、共享的網絡辦公室?，F(xiàn)在華陽集團內部很多工作已經離不開協(xié)同管理系統(tǒng)，華陽的很多業(yè)務流程已經初步實現(xiàn)了與信息化的捆綁建設，信息化建設與各項業(yè)務工作的聯(lián)系日益緊密，這也正是目前華陽集團全公司上下的共同體會。
